Moduły ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central

Plan kont

Dzięki tej funkcji ERP, użytkownicy mogą korzystać z listy kont do księgowania transakcji w księdze głównej. Obsługują także konta bilansowe i konta rachunku wyników. Plan kont udostępnia również dodatkowe możliwości w obszarze podatków. Funkcja pozwala na konfigurację nowych kont księgowych – są potrzebne do generowania dokumentów zakupu i sprzedaży w dziennikach głównych, co pozwala na dalsze zaksięgowanie transakcji w księdze głównej. Funkcjonalność umożliwia także konfigurowanie wymiarów – służą one dodaniu do zapisów wartości koniecznych do raportowania.

Wymiary

Moduły ERP służy do prowadzenia zaawansowanych analiz finansowych. Określone wymiary są przyporządkowane do poszczególnych segmentów – zleceń, zasobów, zapasów, nabywców, dostawców czy kont księgowych. Każdy wymiar może mieć przyporządkowanych wiele wartości – np. możemy przyporządkować do dokumentu sprzedaży wymiar grupy nabywcy oraz dział, co pozwoli na szybką weryfikację wydatków w danych działach.

Przetwarzanie płatności

Dzięki temu, że płatności są obsługiwane na stronie, na której są rejestrowane, użytkownik może łatwo i szybko oznaczać opłacone faktury, a także zadbać o automatyczne uzgadnianie kont. W dzienniku płatności rozliczane są płatności z dostawcami. Umożliwia on ustawienie priorytetów dostawców, a także wykonywanie płatności w oparciu o terminy płatności. Uzgodnienie jest uruchamiane przez skrypt, które sugeruje płatności dostawcy. Jeśli jest to niezbędne, należy wprowadzić zmiany w wierszach dziennika płatności i drogą elektroniczną dokonać płatności. Dzięki dziennikowi uzgodnienia płatności możemy transakcje z konta przetwarzać oraz uzgadniać równolegle. System w sposób automatyczny rozliczy transakcje po zaimportowaniu plików wyciągów bankowych.

Ścieżki audytu

Przypisywanie opisów księgowania i ścieżek audytu do poszczególnych transakcji odbywa się automatycznie. Uzupełniające ścieżki audytu mogą być tworzone w oparciu o kody przyczyny – skonfigurowane przez użytkowników systemu Dynamics 365 Business Central.

Prognoza przepływów pieniężnych

Zarządzanie płynnością finansową opiera się nie tylko na bieżącej kontroli stanu finansowego, ale także prognozowaniu przepływów. System ERP Dynamics 365 Business Central zapewnia funkcjonalność umożliwiającą prognozowanie przepływów – z tytułu zobowiązań, należności, zamówień zakupu i sprzedaży. Możliwe skutki nieplanowanych kosztów oraz pożyczek są analizowane w oparciu o dane o przychodach i wydatkach. System wykorzystuje w tym celu technologię uczenia maszynowego (MI – ang. Machine Learning).

Rozliczenia międzyokresowe

W oprogramowaniu ERP zaimplementowano rozwiązania pozwalające na automatyzowanie rozliczeń międzyokresowych. Użytkownicy mogą konfigurować szablony rozliczeń okresowych z uwzględnieniem harmonogramu.

Budżety

Funkcjonalność pozwala na zarządzanie finansami w zakresie kont księgi głównej, a także sprzedaży, kosztów oraz zakupów.

Środki trwałe

Dynamics 365 Business Central pozwala na zarządzanie środkami trwałymi i ułatwia przeprowadzanie procesów takich jak likwidacja, nabycie, amortyzacja i zmiana wartości.

Zarządzanie kontem bankowym

W Dynamics 365 Business Central jest również możliwe zakładanie kont bankowych. Można nimi zarządzać, mając na uwadze niestandardowe procesy.

Wielowalutowość

Wielowalutowość pozwala prowadzenie księgowości w walucie bazowej firmy, a jednocześnie wystawianie i rozliczanie transakcji w wielu walutach (sprzedaż, zakupy, bank, rozrachunki). System obsługuje kursy walut, przeliczenia, różnice kursowe oraz wycenę/aktualizację należności i zobowiązań na koniec okresu.

Sprawozdawczość finansowa

Sprawozdawczość finansowa w Business Central polega na tworzeniu zestawień takich jak bilans, rachunek zysków i strat czy raporty przepływów na podstawie zapisów księgowych, kont i wymiarów. Można definiować układy raportów i filtry, porównywać okresy oraz analizować wyniki w przekrojach (np. działy, projekty, oddziały) bez ręcznego składania danych.

Konsolidacja

Konsolidacja w Business Central umożliwia zebranie danych finansowych z wielu spółek (zwykle osobnych firm/tenantów) i utworzenie łącznych sprawozdań grupy na podstawie zdefiniowanej struktury kont oraz mapowań. Proces wspiera import lub bezpośrednie pobieranie zapisów, przeliczenia walut, korekty konsolidacyjne oraz eliminację transakcji wewnątrzgrupowych.

Sprawozdawczość w zakresie zrównoważonego rozwoju

W Business Central możesz zbierać dane ESG (m.in. emisje GHG, a także wskaźniki dotyczące wody i odpadów) w dziennikach zrównoważonego rozwoju, dzienniku głównym lub dokumentach zakupu, a system przelicza je m.in. na CO2e. Następnie tworzysz raporty i analizy na podstawie zapisów zrównoważonego rozwoju, aby monitorować wpływ i koszty środowiskowe.

Zarządzanie subskrypcjami i cykliczne fakturowanie

Funkcjonalność umożliwia rozliczanie usług i pozycji umownych w modelu cyklicznym, z elastycznymi okresami rozliczeń, odnowieniami i zarządzaniem cenami. Fakturowanie odbywa się przez przygotowanie propozycji rozliczenia na podstawie linii kontraktu i daty następnego fakturowania, a następnie wygenerowanie i zaksięgowanie faktur lub korekt.

Uzgadnianie transakcji bankowych

Uzgadnianie bankowe w Business Central polega na porównaniu i dopasowaniu zapisów konta bankowego w systemie do transakcji ze wyciągu bankowego, aby potwierdzić zgodność ksiąg z bankiem. Wyciąg możesz zaimportować z pliku lub strumienia, a po uzgodnieniu zaksięgować wyniki, co pomaga wykrywać brakujące płatności i błędy księgowe.

Obsługa płatności od nabywców

Funkcja pozwala rejestrować wpłaty od klientów i automatycznie dopasowywać je do nieopłaconych faktur i korekt na podstawie otwartych pozycji. Możesz wyszukiwać dokumenty do rozliczenia i obsłużyć niedopłaty lub nadpłaty, zachowując kontrolę nad rozliczeniem należności.

Płatności elektroniczne i polecenia zapłaty

Business Central umożliwia eksport płatności z dziennika płatności do pliku bankowego (np. w standardzie SEPA Credit Transfer), który następnie wysyłasz do banku do realizacji przelewów. Dla polecenia zapłaty SEPA konfigurujesz format eksportu, metodę płatności oraz mandat direct debit, aby tworzyć i eksportować zlecenia pobrań zgodnie z umową z klientem.

Księgowanie transakcji międzyfirmowych

Funkcjonalność upraszcza księgowanie transakcji pomiędzy powiązanymi firmami poprzez dokumenty i dzienniki międzyfirmowe, które przekazują dane do partnerów i wspierają rozliczenia. Po konfiguracji partnerów oraz mapowań planu kont i wymiarów możesz księgować operacje na kontach księgi głównej, a przy odpowiednim ustawieniu także transakcje bank–bank między spółkami.

Kontakty

Dzięki funkcjonalności systemu ERP użytkownicy Dynamics 365 Business Central mają dostęp do danych kontaktowych o firmach czy osobach, z którymi współpracują lub mogą współpracować w przyszłości. W systemie możemy rejestrować kontakty, synchronizować je z dostawcami lub nabywcami, a także ewidencjonować oferty powiązane z danymi kontaktami.

Segmentacja

W celu prowadzenia dopasowanych do odbiorców kampanii marketingowych możemy segmentować kontakty – według wybranych kryteriów.

Zarządzanie szansami sprzedaży

Handlowcy mają możliwość skuteczniejszego ofertowania w zależności od analizy klienta. Przeprowadzana jest ona na podstawie etapów sprzedaży oraz pozyskanych informacji. Użytkownicy mogą konfigurować kolejne kroki ścieżki zakupowej i lepiej diagnozować klientów z uwzględnieniem lejka sprzedaży.

Kampanie

System ERP Dynamics 365 Business Central pozwala na prowadzenie i rejestrowanie aktywności marketingowych – kierowanych do określonych segmentów kontaktów. Mowa o dystrybucji folderów czy zaproszeniach na organizowane wydarzenie.

Interakcje

W systemie możemy rejestrować wszystkie interakcje z naszymi kontaktami – np. e-maile, rozmowy telefoniczne. Dynamics 365 Business Central ułatwia także wymianę dokumentów, np. zamówień, ofert sprzedaży.

Możliwość zintegrowania z Dynamics 365 for Sales

System ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central jest łatwo integrowalny z Dynamics 365 for Sales. Pozwala to na utrzymanie spójności danych I informacji na temat dostępności zapasów czy zamówień sprzedaży.

Rejestrowanie wiadomości e-mail

Business Central potrafi automatycznie rejestrować wymianę e-maili między sprzedawcą a kontaktem jako wpisy w Interaction Log, dzięki czemu masz historię korespondencji powiązaną z danym kontaktem. Wpisy w logu pozwalają przeglądać i analizować zarejestrowane interakcje (także te tworzone ręcznie), co wspiera pracę sprzedaży i marketingu.

Integracja z Shopify

Wbudowany Shopify Connector łączy sklep Shopify z Business Central, aby synchronizować m.in. produkty, stany magazynowe, klientów oraz zamówienia, co ułatwia realizację i obsługę sprzedaży. Integracja wspiera automatyczne pobieranie nowych zamówień (np. w czasie rzeczywistym) oraz aktualizowanie statusów realizacji po stronie Shopify na podstawie działań wykonanych w Business Central.

Zarządzanie zamówieniami sprzedaży oraz zamówieniami zakupu

Dzięki funkcjonalności systemu ERP obsługa zamówień sprzedaży i zakupu, procesów zamówień zakupu i sprzedaży, a także zamówień zbiorczych sprzedaży i zakupu – jest dużo łatwiejsza. Oprogramowanie pozwala na konfigurację specyficznych dla danego przedsiębiorstwa dokumentów zakupów i sprzedaży. Co więcej, rejestracja zamówienia nie jest obligatoryjna przy generowaniu faktur przez użytkowników. Dynamics 365 Business Central ułatwia także zarządzanie indywidualnymi warunkami sprzedaży. Wybranym klientom lub grupom klientów można przyporządkować rabaty, lub indywidualne ceny oraz warunki ich przyznania – np. rabat warunkowany dokonaniem zakupu w określonej ilości lub danym terminie. Na podstawie zdefiniowanych przez użytkownika funkcji system automatycznie proponuje najbardziej atrakcyjne warunki sprzedażowe dla nabywcy. Użytkownik może te dane edytować, tworząc dokument sprzedaży. Microsoft Dynamics 365 Business Central umożliwia sprawowanie kontroli nad przebiegiem procesu zakupów przy wsparciu zautomatyzowanych przepływów pracy. Dzięki zastosowaniu technologii OCR przepływ dokumentów przebiega sprawnie. Stany zapasów oraz prognozy są automatycznie monitorowane i na podstawie zdefiniowanych warunków system generuje propozycje zlecenia uzupełnień. Automatyzacja procesów poprzez konfigurację przepływów pracy pozwala na zwiększenie efektywności, sprawniejszą realizację zadań i dokładniejszą weryfikację ponoszonych wydatków.

Magazynowanie

Zarządzanie magazynem opiera się na takich procesach jak przyjmowanie i wydawanie towarów czy przesunięcia pomiędzy magazynami. System ERP ułatwia przeprowadzanie tych działań. Procesy związane z pobieraniem materiałów są przeprowadzane w momencie przygotowania zamówienia lub produkcji. W celu zarządzania zapasami w magazynach wykorzystuje się pojemniki, które umożliwiają monitorowanie wydań, przyjęć czy przesunięć towarów. Pozwala to na bardziej optymalne wykorzystanie zasobów. Za pomocą funkcji magazynowania użytkownicy Dynamics 365 Business Central przeprowadzają kompletację towarów.

Zapasy pozamagazynowe

Przedsiębiorstwa, które oferują klientom towar, którego nie posiadają na stanie w magazynie, mogą skorzystać z funkcjonalności zapasy pozamagazynowe. Dzięki tej funkcji mogą włączyć zapasy nierejestrowane do oferty dla klienta. Za pomocą szablonu zapasu (z polami obowiązkowymi) na kartotece zapasu pozamagazynowego system ERP wygeneruje nowy zapas, kiedy użytkownik doda zapas pozamagazynowy, edytując dokument sprzedaży.

Sprzedaż i prognozy zapasów

Do prognozowania sprzedaży oraz stanów magazynowych w systemie ERP zostało wykorzystane rozwiązanie uczenia maszynowego. W oparciu o dane z historycznych baz danych generowane są analizy predykcyjne. Na ich podstawie użytkownik systemu może generować zlecenie uzupełnienia.

Substytuty zapasów

Aby nie tracić potencjału sprzedażowego w przypadku braku dostępności wybranego towaru, możliwe jest proponowanie towarów substytucyjnych. System Dynamics 365 Business Central umożliwia konfigurowanie podobnych zapasów jako substytutów.

Lokalizacje

Przedsiębiorstwa często magazynują zapasy w różnych miejscach – np. punkt sprzedaży, zakład produkcyjny czy magazyn dystrybucyjny. System ułatwia monitorowanie stanów zapasów w różnych lokalizacjach i zarządzanie nimi.

Przesunięcia zapasów

Kiedy dane zapasy powinny zostać przetransportowane z np. centrum dystrybucyjnego do punktu sprzedaży detalicznej, użytkownik może łatwo zarządzić taki proces dzięki funkcji przesunięcia zapasów. Co więcej, może skontrolować ich wartość w zależności od lokalizacji.

Dostępność zapasu

Dla zagwarantowania sprawnego zarządzania zapasami i zapewnienia wysokiej jakości obsługi, konieczne jest monitorowanie ilości zapasów – z uwzględnieniem ich lokalizacji. Jeśli system powiadomi użytkownika o brakach w stanach magazynowych, ten może łatwo skorzystać z substytutów lub wygenerować zlecenie uzupełnienia.

Dostawy bezpośrednie

Dostawy bezpośrednie (drop shipment) w Business Central polegają na tym, że sprzedaż jest powiązana z zakupem, a dostawca wysyła towar bezpośrednio do Twojego klienta, z pominięciem Twojego magazynu. System pomaga utworzyć zamówienie zakupu na podstawie zamówienia sprzedaży i utrzymuje powiązanie dokumentów w całym procesie.

Cykliczna inwentaryzacja

Cykliczna inwentaryzacja pozwala liczyć wybrane pozycje częściej (np. drogie lub szybko rotujące) poprzez przypisanie im okresów inwentaryzacji. Następnie Business Central może automatycznie wskazać pozycje „do policzenia” na podstawie tych okresów i utworzyć linie w dzienniku inwentaryzacji do wprowadzenia wyników.

Zasoby

W celu wydajnego zarządzania projektami istotne jest monitorowanie dostępnych zasobów – urządzeń oraz osób. Można je łączyć w grupy, a także ewidencjonować ich cenę i sprzedaż. Funkcjonalność pozwala na zarządzanie zasobami i grupami zasobów.

Wydajność i dostępność zasobów

Dzięki tej funkcjonalności systemu ERP możemy monitorować wydajność, dostępność oraz zużycie danych zasobów.

Karty czasu pracy

Karty czasu pracy pozwalają na ewidencjonowanie przepracowanego czasu pracy – z uwzględnieniem poszczególnych projektów, w które zaangażowani są pracownicy. Do kart dane wprowadzają pracownicy, natomiast kierownicy mają obowiązek je skontrolować i zatwierdzić.

Administrator jest odpowiedzialny za obsługę kart czasu pracy na podstawie planowanych zleceń, a także wyznacza pracowników do ich wypełniania. Po potwierdzeniu przez pracownika, że czas poświęcony na wykonanie danej pracy zgadza się z liczbą zaplanowanych godzin, są one księgowane i przyporządkowane do danego zlecenia. Dynamics 365 Business Central umożliwia także księgowanie prac w toku w bilansie oraz sprzedaży i kosztów w rachunku wyników.

Zlecenia

Faktury są tworzone przez oprogramowanie w oparciu o zużycia, które użytkownik Dynamics 365 Business Central ewidencjonuje, wykorzystując funkcjonalność zleceń. Ich rozliczenia mogą być przeprowadzone na dwa sposoby – na podstawie rzeczywistego zużycia materiałów oraz czasu lub stałych stawek. Funkcjonalność pozwala na wykonywanie standardowych zadań w obszarze zarządzania projektami, np. tworzenie zleceń, planowanie wykorzystania zasobów, monitorowanie procesów i realizacji zadań w projektach, a także rozporządzanie budżetami. W przypadku projektów długookresowych możemy je realizować, wspierając się ewidencją zużyć zapasów, czasu pracy pracowników oraz urządzeń. Dzięki oprogramowaniu ERP kierownicy projektów mają dostęp do szczegółowych danych na temat zleceń, aktywności pracowników, a także wykorzystania innych zasobów. Celem dodania zlecenia w systemie należy zarejestrować w kartotece zlecenia dane do obsługi administracyjnej i finansowej. Każde zlecenie składa się z zadań – do wykonania każdego z nich zaplanowane zostają wydajność oraz sprzedaż w odniesieniu do wymaganych zasobów i zapasów. Na podstawie ich kosztów i cen generowany jest budżet zlecenia – co pozwala nam oszacować zyski. Użytkownik systemu księguje zużycia w momencie zakupu zapasów. Następnie w dziennikach zleceń ewidencjonowane są zużycia zasobów oraz zapasów. Oprogramowanie zapewnia także możliwość generowania faktur za zlecenia wykonane w wybranym czasie, a także kontrolowanie budżetów zleceń.

Przedmioty serwisu

W systemie ERP tworzony jest spis wszystkich przedmiotów – sprzęt i zapasy – które wymagają serwisowania lub wykonania naprawy, a także dokumentacji, BOM, gwarancji czy komponentów.

Zlecenia serwisowe

Po zakupie usługi lub produktu klienci mogą zgłaszać chęć naprawy lub serwisowania. Dane zleceń serwisowych są wprowadzanie do systemu ERP przez warsztat naprawczy lub pracowników działu obsługi klienta.

Planowanie i alokacja zadań

Zarządzanie serwisem pozwala również na efektywną realizację zleceń serwisowych. Umożliwia: zaplanowanie realizacji prac, rozdzielenie zadań pomiędzy pracowników, priorytetyzację zadań, przepływ bieżących informacji, monitorowanie zapasów.

Gwarancja

W celu zapewnienia kompleksowej obsługi gwarancji konieczna jest rejestracja wszystkich informacji dotyczących: części zamiennych, przedmiotów serwisu, wielkości rabatów, czasu reakcji.

Zarządzanie umowami serwisowymi

Wszystkie umowy dotyczące usług serwisowych są rejestrowane w systemie – wraz z rejestracją warunków świadczenia usług oraz wszystkich informacji. Funkcjonalność pozwala także na: tworzenie ofert umów, rejestrację danych historycznych, rejestrację szczegółów odnowienia umów, konfigurację szablonów umów.

Zarządzanie cenami serwisu

Dynamics 365 Business Central pozwala na zaawansowane konfigurowanie cen usług serwisowych.

Zestawienie komponentów (BOM), marszruta i zdolności produkcyjne

Produkcja danego produktu lub półproduktu zawsze jest przeprowadzana na podstawie zestawienia komponentów (BOM – ang. Bill of Materials). BOM zawiera: opisy komponentów, ilości komponentów, jednostki miary. Kolejne procesy produkcji danego produktu są dokładnie opisane w marszrucie. Na podstawie zdolności produkcyjnych powstaje schemat środowiska produkcyjnego. Odnoszą się one do jednostek infrastruktury produkcyjnej: stanowiska roboczego, gniazda roboczego, wydziału produkcyjnego.

Zlecenie produkcyjne

Za pomocą zleceń produkcyjnych możemy rejestrować w systemie ERP surowce zakupione i adaptować je jako wyroby gotowe. W zleceniach produkcyjnych znajdują się dane na temat: planowanych do produkcji produktów (rodzaje i ilości), komponentów, marszrut, gniazd oraz stanowisk roboczych. Produkcja składa się z następujących etapów: utworzenie zlecenia produkcyjnego, pobranie komponentów z magazynu, zużycie surowców, wyprodukowanie w zakładzie produkcyjnym, ewidencja zużyć i produktu wyjściowego w dzienniku produkcji (opcjonalnie) oraz zalokowanie wyrobów gotowych do magazynu.

Planowanie produkcji

Dynamics 365 Business Central pozwala na wybranie jednego z trzech wariantów funkcji do zaplanowania produkcji. Za pomocą funkcji planowanie zamówień sprzedaży mamy możliwość generowania zleceń produkcyjnych z poziomu zamówień sprzedaży. Korzystają z niej przedsiębiorstwa prowadzące produkcję na zlecenie (MTO – Make to Order) i nie wymagają zaawansowanego planowania w obszarze komponentów. Dzięki konfiguracji różnych typów dostaw możliwe jest spełnienie zapotrzebowania. Funkcja planowanie zleceńpozwala na oszacowanie zapotrzebowania dla realizacji zleceń, a także skuteczne synchronizowanie planów dostaw. Arkusz planowania jest wykorzystywany do planowania zapotrzebowania materiałowego (MRP – Material Requirements Planning) oraz głównego harmonogramu produkcji (MSP – Master Production Schedule).

Prognozowanie zapotrzebowania

Dla zachowania płynności produkcji istotna jest możliwość przewidywania zapotrzebowania do realizacji przyszłej produkcji. Na podstawie prognoz system ERP może wygenerować plany produkcyjne, które należy zweryfikować pod kątem pokrycia ze sprzedażą.

Funkcjonalność podwykonawstwa

System ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central ułatwia współpracę z podwykonawcami poprzez synchronizację zamówień zakupu, zleceń produkcyjnych oraz gniazd roboczych. Realizacja zadań zlecanych na zewnątrz jest efektywna dzięki możliwości zarządzania ilościami oraz kosztami.

Zaawansowane zdolności produkcyjne

Planowanie zdolności produkcyjnych jest niezbędne, jeśli produkcja dysponuje limitowaną ilością zasobów. Planista produkcji może w systemie ERP skonfigurować kalendarze zdolności produkcyjnych oraz kalendarze produkcyjne – dla poszczególnych stanowisk i gniazd roboczych. Uwzględniane są również przewidziane przestoje.

Obciążenia robocze

W procesie planowania produkcji ważne jest uwzględnienie obciążenia stanowisk roboczych – poprzez weryfikację zdolności produkcyjnych oraz aktualnego zapotrzebowania. Oprogramowanie ERP daje możliwość wyboru jednej z reguł. System może wykonać planowanie prac z uwzględnieniem procentu zdolności produkcyjnych dla wybranej jednostki – obciążenia przy ograniczonych zdolnościach produkcyjnych. Przy wyborze drugiej opcji – obciążenia przy nieograniczonych zdolnościach produkcyjnych – prace zostają zaplanowane bez względu na występujące obciążenia.